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Date Posted: 15:48:14 07/31/02 Wed
Author: José Maria
Subject: A Normalização da Descrição Arquivística - nternacionais e a situação do Brasil (texto de Vitor Manuel Marques da Fonseca)


Vitor Manoel Marques da Fonseca
Arquivo Nacional e Comissão de Normas de Descrição do CIA

I. Objetivo do trabalho

A necessidade de normas que orientem os trabalhos técnicos realizados pelas instituições arquivísticas brasileiras é consensual. A carência de pessoal e de recursos financeiros, o desejo de atender melhor às pesquisas e o imenso volume de trabalho a ser realizado, tanto com relação aos documentos já recolhidos como com relação àqueles a recolher são problemas que seriam melhor equacionados caso se dispusesse, no Brasil, de normas nacionais.

O presente trabalho pretende deter-se especificamente sobre o aspecto das normas nacionais de descrição arquivística. Isso não significa que não se reconheça a utilidade da elaboração de normas para outras áreas do trabalho nos arquivos e que não se deva, também com urgência, elaborá-las. Concretamente, entretanto, os avanços internacionais corporificados em duas normas relativas à descrição, a Norma geral internacional de descrição arquivística - ISAD(G), voltada para os documentos arquivísticos, e a Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias - ISAAR(CPF), voltada para os produtores desses documentos, provocam urgência no trabalho de se estabelecer normas nacionais para que se possa promover ajustes ou compatibilização com as internacionais. Acreditamos, porém, que iniciado um esforço nesse sentido, com certeza outras normas se farão necessárias e serão elaboradas

II. Estado da questão no Brasil

A situação das instituições arquivísticas brasileiras quanto à organização de seus acervos bem como das estruturas de descrição que utilizam é de difícil avaliação, na medida em que pesquisas voltadas exatamente para esses fins jamais foram elaboradas e essas questões aparecem referenciadas de forma muito breve em pesquisas gerais sobre a situação dos arquivos.

Existem também problemas concretos com relação aos mecanismos normais de aferição dessas questões. Parece ser claro que é mais fácil obter dados com relação às instalações físicas, pessoal e equipamentos do que sobre parcela do acervo arranjada e descrita, parcela somente identificada, modelos de arranjo e de descrição utilizados e qualidade dos instrumentos de pesquisa produzidos.

As impressões gerais que pretendo expor, advindas da observação, de notícias aleatoriamente recebidas e da leitura de instrumentos de pesquisa publicados, parecem ser confiáveis, dados os resultados obtidos pela Fundación Histórica Tavera no levantamento referente ao Brasil.

A pesquisa teve como universo pretendido 240 instituições, entre arquivos federais, estaduais, municipais, eclesiásticos, fundações, institutos históricos, museus, universidades e associações culturais, das quais 31,2 % responderam, cerca de 75 instituições. Desse conjunto de respostas, aproximadamente 30% não responderam às questões relativas a seus acervos. Os resultados obtidos indicam que mais da metade das instituições pesquisadas tem menos de 50% de seus fundos descritos, sendo a maioria dessas instituições arquivos municipais e eclesiásticos, e que a maior parte dos arquivos pesquisados não tem seus guias ou instrumentos de pesquisa publicados nem disponíveis eletronicamente, o que dificulta o acesso a seus acervos.

Quanto à utilização de normas de descrição, 70% das respostas afirmam serem usadas normas próprias, e 30% usam, parcial ou integralmente, normas internacionais, como a ISAD(G) e ISAAR(CPF). Outras normas utilizadas são oriundas da área de Biblioteconomia.

Uma visão ao longo dos anos da trajetória das instituições arquivísticas públicas brasileiras oferece algumas outras contribuições importante para ampliar a visão do problema. Embora nosso país não tenha sofrido nenhum tipo de padronização sistemática dos procedimentos técnicos quanto ao tratamento dos documentos e da informação arquivística, há algumas constantes, umas positivas, outras nem tanto, nos trabalhos realizados nos arquivos.

Algumas dessas características comuns podem ser creditadas a modismos técnicos inspirados em práticas adotadas por instituições nacionais ou estrangeiras, que em determinada época tiveram projeção. Outras são frutos diretos de assistências técnicas ou consultorias especializadas que assumem um papel especial no processo de difusão e intercâmbio de metodologias. Ou ainda, o próprio contexto histórico no qual diferentes fatores necessários ao trabalho técnico estão condicionados de maneira limitativa, induzindo as equipes de diversas instituições a recorrer a soluções iguais para problemas semelhantes.

A adoção do Princípio da Pertinência, em detrimento daquele da Proveniência, para formação de coleções temáticas, bem como o recurso a modelos e sistemas de arranjo específicos, procedimentos amplamente vigentes em determinadas épocas, indicam que dificilmente práticas técnicas repetitivas e extensivas ocorrem de maneira isolada, havendo sempre um número significativo de ocorrências similares, considerados os respectivos períodos de tempo.

Ações institucionais, técnicas e políticas de largo alcance também contribuem para estabelecer uma cultura técnica comum, como por exemplo, aquelas que visam identificar e controlar massas documentais ainda não recolhidas, estabelecer canais de articulação e intercâmbio de informação com a criação e implementação de sistemas de arquivo, interferir no sentido da racionalização da produção e conservação de documentos de fase corrente e intermediária.

Experiências compartilhadas com um objetivo comum, como o Guia de África, na década de 1980, obrigam ao estabelecimento de uma estrutura de coleta de dados comum por diferentes equipes, o que significa que, ao longo do tempo, iniciativas desse tipo concorrem para a aproximação terminológica, conceitual e metodológica no âmbito da comunidade arquivística.

Assim, no final da década de 1980 e começo da de 1990, as iniciativas de tradução e adaptação da terminologia arquivística internacional somaram-se ao esforço continuado, embora irregular, de estabelecimento de meios concretos de aproximação técnica.

Em meados da década de 1990, e para isso contribuiu sobremaneira a implementação do Sistema Nacional de Arquivos, experiências de trabalho conjunto e de construção de normas nacionais foram retomadas. São exemplos disso a regulamentação da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, referente à microfilmagem de documentos oficiais, as resoluções do CONARQ nos 4 e 8 sobre código de classificação dos documentos de atividade-meio da administração pública e aquela de nº 7, sobre a eliminação de documentos do Poder Público. No caso das resoluções nº 4 e 8 é interessante observar que, à luz do que preconizam, os estados do Paraná e de Minas Gerais já elaboraram códigos próprios.

Especificamente no campo da descrição arquivística, podemos apontar como características da situação brasileira atual:

menor prolixidade, predominando descrições sumárias sobre aquelas analíticas;
preocupação com uma melhor recuperação da informação, tanto em termos de nomes, assuntos, datas etc., o que redundou em iniciativas localizadas no sentido da elaboração de vocabulários controlados e tesauros e no recurso às normas biblioteconômicas de registro de nomes próprios;
maior importância dada à produção de guias, com o objetivo de ampliar o acesso e permitir a elaboração de programas de trabalho das instituições;
a utilização de computadores, ampliando as possibilidades de recuperação da informação e facilitando a criação de formatos padronizados de descrição.

É fundamental que tais tendências sejam capitalizadas no sentido da elaboração de normas nacionais de descrição e nos parece ser este o momento próprio para iniciar esse processo - a comunidade arquivística brasileira demonstra interesse em normalizar suas atividades técnicas, o Conselho Internacional de Arquivos tem prestigiado a criação de normas internacionais de descrição e já se discute sua compatibilização com formatos internacionais de intercâmbio de dados, visando uma maior divulgação da informação contida nos documentos arquivísticos por meio da Internet.

III. A construção de normas internacionais de descrição e a participação do Brasil

Internacionalmente, no final da década de 1980, o Conselho Internacional de Arquivos inicia o processo de construção de normas de descrição de documentos arquivísticos. Em outubro de 1988 ocorreu no Canadá, sob o patrocínio do Arquivo Nacional desse país e do CIA, um encontro de especialistas em normas de descrição. Os trabalhos apontaram para a necessidade da criação de um grupo de trabalho que elaborasse normas de descrição a serem propostas à comunidade arquivística internacional. O CIA acatou a sugestão e em dezembro do ano seguinte reuniram-se em Paris consultores com a função de elaborar um plano de ação para o desenvolvimento dessas normas.

Em setembro de 1990, na Alemanha, ocorre a primeira reunião da Comissão Ad Hoc de Normas de Descrição, que elabora o esboço de uma Declaração de Princípios. Disseminado internacionalmente para críticas e comentários, esse documento foi revisto em Madri, em janeiro de 1992, passando a se constituir como o Statement of Principles Regarding Archival Description, first version revised. Na mesma reunião foi elaborada a primeira versão da ISAD(G) - Norma geral internacional de descrição arquivística. Ainda em 1992, durante o Congresso Internacional de Arquivos em Montreal, a declaração foi discutida publica e acaloradamente, e a Comissão passou a ser integrada por mais um componente, com o objetivo de aumentar o grau de discussão interna.

Em 1993, em Estocolmo, a Comissão aprovou o texto da ISAD(G), encaminhando-o para publicação, sendo decidido que num prazo de 5 anos seria novamente revista à luz das críticas e comentários que suscitasse. Por outro lado, foi decidida a elaboração de uma nova norma com vista a descrição dos produtores de documentos, projeto a que se dedicou nas reuniões em 1995 (França) e 1996 (Canadá). Em 1996 foi concluída a ISAAR(CPF) , Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias.

Em 1996, no Congresso de Arquivos em Pequim, foi decidida a extinção da Comissão Ad Hoc e sua substituição pelo Comitê de Normas de Descrição, agora já um órgão permanente. Para sua gestão de 1996 a 2000 foi convidado um técnico brasileiro, funcionário do Arquivo Nacional, para integrá-lo.

Apesar do esforço realizado pela Comissão Ad Hoc para dar publicidade a seus trabalhos e permitir a participação de toda a comunidade internacional, o nível de conhecimento dessas iniciativas no Brasil foi muito baixo e não houve discussões nacionais a respeito. Só alguns poucos arquivos tiveram conhecimento desse esforço internacional, e um número ainda menor, na verdade, ao que parece só um arquivo, o Arquivo Público do Distrito Federal, começou a tentar utilizar a ISAD(G) no tratamento de seu acervo.

A solicitação do Comitê, em 1997, para o envio de críticas e sugestões, e a presença de um técnico brasileiro no Comitê provocou a necessidade de reverter esse processo o Arquivo Nacional constituiu um grupo de trabalho encarregado de traduzir as duas normas produzidas e, em abril de 1998, durante as comemorações dos 160 anos da Instituição, foi dado a público a primeira versão da tradução brasileira da ISAD(G), iniciando-se a sua discussão em evento que contou com mais de 100 profissionais de diferentes estados.

Embora no nível de fundo as propostas não alterassem muito o que a tradição brasileira de produção de guias já havia estabelecido, alguns elementos de descrição causaram uma certa estranheza e, nos demais níveis, principalmente os mais baixos, de item/dossiê/processo, as dificuldades aumentavam. Foram realizadas mais duas reuniões menores, abrangendo principalmente técnicos do Rio de Janeiro, crescendo o desejo de se contar com a presença dos autores da norma para aclarar dúvidas e discutir cara a cara. A realização no Congresso de Arquivologia de um workshop com a participação de técnicos estrangeiros, um deles Ana Franqueira, representante de Portugal na Comissão Ad Hoc e depois no Comitê, aumentou a divulgação das normas e contribuiu para suscitar maior vontade de discuti-las e influir de maneira mais conseqüente na revisão da ISAD(G).

Em agosto do mesmo ano o Arquivo Nacional organizou no Rio de Janeiro o Seminário Internacional sobre Descrição Arquivística, que contou com a participação de Michael Cook, que participou da Comissão Ad Hoc, e de Hugo Stibbe, secretário da mesma Comissão e do atual Comitê. Além das exposições feitas pelos técnicos estrangeiros, foram discutidas as críticas e sugestões brasileiras, que consolidadas em um documento, foram novamente remetidas às instituições arquivísticas e, depois, remetidas ao Comitê. Todo o processo de participação dos técnicos brasileiros demonstrou o interesse que o assunto desperta e o desejo unânime de um trabalho técnico sobre bases comuns, que amplie a troca de informações entre as instituições e facilite o acesso dos pesquisadores aos documentos que desejam.

O Comitê, durante a sua última reunião em Haia, na Holanda, iniciou o processo de avaliação e incorporação das sugestões e críticas recebidas. É interessante observar que os comentários brasileiros foram muitas vezes coincidentes aos de outros países e que os caminhos de solução debatidos pretenderam sempre conciliar as diferentes tradições arquivísticas existentes internacionalmente. Em sua próxima reunião, a ser realizada em setembro próximo, deve-se chegar ao texto final da nova versão da ISAD(G), que se tornará pública no Congresso em Sevilha no ano 2000.

Para se ampliar a divulgação das normas internacionais e se capacitar os técnicos brasileiros na sua utilização, o Arquivo Nacional convidou o prof. Michael Cook a dar dois cursos breves sobre descrição arquivística e formatos de intercâmbio de dados. O convite foi aceito e , se obtido o financiamento necessário, os cursos ocorrerão em julho próximo.

IV. Perspectivas futuras do processo de construção de normas brasileiras de descrição

Não nos parece necessário aqui frisar a necessidade de normas comuns, já que a própria participação dos técnicos brasileiros e o interesse demonstrado quando das críticas e sugestões a ISAD(G) indicam que já se tem a clara consciência da necessidade de normativas que facilitem o trabalho, permitam o intercâmbio de dados e aumentem o grau de qualidade técnico dos trabalhos realizados. Cabe observar, porém, que é consensual a percepção de que o Brasil não pode ficar à margem de toda a evolução que vem ocorrendo internacionalmente na Arquivologia, sob o risco de um atraso que segregará os arquivos brasileiros tanto para seu público comum, de brasileiros, quanto para todos os eventuais pesquisadores estrangeiros.

O problema para isso não é a adoção das normas internacionais e sim que essas mesmas normas só podem ser utilizadas proficuamente se existirem normas nacionais. Por exemplo, é difícil para nós definirmos o que colocar nos elementos descritivos título e âmbito/conteúdo em descrições nos níveis de item/dossiê/processo, uma vez que não é comum o recurso a título nesses níveis no Brasil, embora a ISAD(G) qualifique esse elemento de descrição como essencial a todas as descrições. Por outro lado, se não é comum o registro de datas de acumulação, temos muitas vezes cópias de documentos em que se necessita registrar as datas referentes à produção dos documentos originais. Ora, se não chegarmos à uma decisão sobre isso, a existência da norma não vai adiantar nada, pois cada instituição arquivística vai fornecer as informações sobre seus acervos de uma forma peculiar, correndo-se o risco de criar novas confusões técnicas, uma vez que um usuário desavisado tente dar o mesmo status a informações posicionada em mesmo elemento descritivo por diferentes arquivos ou para diferentes acervos.

Além dos problemas com a aplicação da ISAD(G) e da ISAAR(CPF), esta última relativa à criação de registros de autoridade quanto aos produtores dos documentos, cabe observar que o próprio Comitê reconhece a necessidade de outras normas, entre as quais uma fundamental é a relativa ao estabelecimento de outros pontos de acesso. O Comitê avalia, entretanto, que tal questão deve ser resolvida nacionalmente.

É nossa visão que tal processo deve ser iniciado imediatamente, até porque já se acham avançados outros estudos no sentido de estabelecimentos de protocolos de intercâmbio de dados, aumentando o risco de não acompanharmos decisões que terão enorme influência em nossos trabalhos futuros.

O foro correto para se iniciar o processo de normalização arquivística brasileira é o CONARQ. É dentro do Conselho que se deve reunir informações sobre as diferentes formas de tratamento que os arquivos brasileiros dispensam a seus acervos e o estudo das experiências de outros países. É o Conselho também que deve promover ao máximo a discussão das normas internacionais e o debate para criar consenso sobre aquelas nacionais. E é nesse órgão que deve funcionar, após a criação dessa normas, um grupo que dê apoio à sua aplicação e que permaneça atento às reivindicações e experiências desenvolvidas nos arquivos brasileiros, indicando a necessidade de atualizações ou de criação de novas normas que economizem esforços, ampliem o acesso aos documentos, garantam maior qualidade técnica aos trabalhos realizados e permitam a utilização de novas ferramentas que se tornem disponíveis internacionalmente.

Cabe, também, chamar a atenção para o fato do Comitê de Normas de Descrição possuir hoje dois representantes de países de língua portuguesa, Ana Franqueira, por Portugal, e eu, pelo Brasil. Portugal já começou a elaborar suas normas nacionais e seria interessante que o Brasil também o iniciasse logo. A concomitância desses processos favoreceria a realização de trabalhos conjuntos, que poderiam até incluir a participação de outros países lusófonos, garantindo que os povos de uma das línguas mais faladas mundialmente possam não só trocar informações sobre documentos arquivísticos de interesse comum, mas também economizarem recursos financeiros na busca de soluções tecnológicas para seus problemas e influírem de maneira mais conseqüente nas decisões internacionais.

Com uma perspectiva de início do trabalho de normalização brasileiro, pode-se sugerir os seguintes passos:

revitalização do Centro Nacional de Referência Arquivística como forma de obter exemplares de instrumentos de pesquisa produzidos pelas instituições arquivísticas brasileiras;
realização de seminários e encontros de estudo para adoção de uma terminologia arquivística brasileira a partir dos diferentes dicionários existentes;
reunião de informações sobre as normas estrangeiras quanto ao tema;
constituição de câmara técnica no CONARQ, com a participação de técnicos de diferentes partes do país, com o objetivo de iniciar a elaboração de normas brasileiras de descrição;
realização de seminários e cursos de treinamento sobre as normas ISAD(G) e ISAAR(CPF);
discussão com técnicos de Portugal e de outros países de língua portuguesa para bases comuns de trabalho;
elaboração das normas brasileiras e realização de seminários de discussão e cursos de treinamento para sua divulgação.

Esse trabalho não finda com a elaboração das normas. É necessário que sua aplicação seja acompanhada, que os técnicos brasileiros possam saber a quem recorrer em casos de dúvida e para quem possam encaminhar sugestões de alteração ou de outros aspectos a serem normalizados e isso exigirá a constituição de uma equipe estável que dê conta dessas funções.

É óbvio que tais iniciativas exigem recursos financeiros para sua realização. Reunir técnicos de diferentes partes do país para garantir a máxima discussão, levantar dados para subsidiar as discussões, promover reuniões em diferentes locais para discutir as normas internacionais e os avanços para a elaboração daquelas nacionais, discutir com técnicos estrangeiros suas experiências, garantir a disseminação das normas nacionais e sua aplicação exigirá a participação de agências de financiamento no projeto. Importa conseguir que essas agências alcancem o grau de relevância que essa questão tem hoje para o Brasil e como para avaliação dos projetos que lhes são submetidos seria vital ter parâmetros de qualidade técnica que só normas podem conferir.

http://www.arquivonacional.gov.br/pub/virtual/conferencias%20mesa%20redonda/vitor.htm - disponível em 31 de julho de 2002

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