VoyForums
[ Show ]
Support VoyForums
[ Shrink ]
VoyForums Announcement: Programming and providing support for this service has been a labor of love since 1997. We are one of the few services online who values our users' privacy, and have never sold your information. We have even fought hard to defend your privacy in legal cases; however, we've done it with almost no financial support -- paying out of pocket to continue providing the service. Due to the issues imposed on us by advertisers, we also stopped hosting most ads on the forums many years ago. We hope you appreciate our efforts.

Show your support by donating any amount. (Note: We are still technically a for-profit company, so your contribution is not tax-deductible.) PayPal Acct: Feedback:

Donate to VoyForums (PayPal):

[ Login ] [ Main index ] [ Post a new message ] [ Search | Check update time | Archives: 1, [2], 3 ]

[ Next Thread | Previous Thread | Next Message | Previous Message ]

Date Posted: 10:31:21 11/24/03 Mon
Author: José Maria
Subject: Documentos Eletrônicos - CTDE/AN

O que é documento arquivístico?
R.: é a informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. Tais elementos são:

1) Suporte: base física do documento;
2) Forma: textual, gráfico, sonoro; cor, tamanho e tipo de letra, data, local, assinatura, destinatário, logomarca, selo, carimbo e outros;
3) Anotações: urgente, arquive-se, ciente e outros;
4) Contexto: jurídico-administrativo: leis, normas, regimentos, regulamentos, estrutura organizacional, etc. relativos à instituição criadora do documento.
Documentário: regras de workflow, código de classificação, temporalidade, assunto e outros.
No caso dos documentos eletrônicos, acrescente-se outros elementos tais como:
Forma: links, nome do originador (e-mail), assinatura digital, certificado da assinatura digital e outros.
Anotações: data, hora e local da transmissão; indicação de anexos e outros.
Contexto: contexto tecnológico (hardware e software)

Organicidade é um atributo essencial para considerarmos arquivo um determinado conjunto de documentos. A organicidade de um arquivo expressa as relações que os documentos guardam entre si ao refletirem, na sua totalidade, as funções e atividades da pessoa ou organização que os produziu. Um conjunto de documentos que não apresenta organicidade é uma coleção de documentos e não um arquivo.

2) O que é um documento eletrônico?
R.: É o documento em meio eletrônico, com um formato digital, processado por computador.
Documentos analógicos, processados eletronicamente, como fitas audio e video magnéticas, não são objetos dessa Câmara Técnica.

3) O que é um documento arquivístico eletrônico?
R.: É o documento arquivístico processado por um computador.

4) A correspondência eletrônica (e-mail) é um documento arquivístico?
R.: Sim, desde que contenha informações produzidas ou recebidas no decorrer das atividades da instituição, ou seja, informações que se constituem em fontes de prova dessas atividades.

5) As páginas de um “website” são documentos arquivísticos?
R.: Sim, na medida em que tais páginas se constituem em documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades da instituição que as criou e, portanto, servem como fonte de prova dessas atividades.

6) Recursos como o GED ( Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e outros adotados pela administração pública como o SIAPE (Sistema de Administração de Pessoal) e o SIAFI (Sistema de Administração Financeira), podem ser considerados sistemas eletrônicos de gestão de documentos arquivísticos?
R.: Não porque, da forma como são concebidos hoje, tais recursos não levam em conta o conceito de documento arquivístico.

7) O que é um sistema de gestão de documentos arquivísticos?
R.: É um conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação e destinação (eliminação ou guarda permanente) de documentos arquivísticos correntes e intermediários da organização.

8) O que é um sistema eletrônico de gestão de documentos arquivísticos?
R.: É um conjunto de procedimentos e operações técnicas característicos do sistema de gestão de documentos arquivísticos processado eletronicamente e aplicável em ambientes eletrônicos digitais ou em ambientes híbridos, isto é, documentos eletrônicos e convencionais ao mesmo tempo.

Ocorre porém que os documentos eletrônicos possuem peculiaridades que afetam a sua gestão arquivística, quais sejam:

1) suporte em base magnética, constituída de pó de ferro, ou ótica, constituída de plástico e de metais como o cianino. Portanto, ao contrário do que muitos pensam, a informação digital não está no ar mas muito bem fixada. Entretanto, a fantástica possibilidade de um acesso remoto instiga a imaginação de muitos;

2) visualização não simultânea de suporte e de informação, ou seja, quando se vê um, não se vê o outro;

3) leitura indireta do documento, ou seja, necessidade de hardware e de software;

4) facilidade e rapidez de transmissão que resultam na quebra da ordem burocrática estabelecida bem como dos padrões hierárquicos a ela atinentes. É possível redigir um relatório em casa e enviá-lo às três horas da madrugada para o gabinete do diretor, passando antes pelo crivo de um colega que fará os acertos necessários a título de colaboração;

5) facilidade de alteração, lícita ou ilícita, sem deixar vestígios.



Assim, os documentos contemporâneos, aqui destacadamente os eletrônicos, possuem os seguintes elementos:

1) Suporte: é o “carregador” físico do documento e, como tal, imprescindível, uma vez que o documento não existe até que seja afixado num suporte. No caso dos documentos convencionais, o suporte papel e o conteúdo que carrega são inseparáveis. Já em relação ao documento eletrônico, o suporte (magnético ou ótico) é uma parte física separada do conteúdo. Trata-se de uma característica diferenciadora desse tipo de documento que, ao contrário dos documentos convencionais, não tem no suporte um elemento significativo mas um mero carregador físico. Assim, a cada reprodução de um documento eletrônico em que o único elemento que muda é o suporte, esse documento continua sendo idêntico ao que foi reproduzido.

2) Conteúdo: é a mensagem transmitida pelo documento. Conforme dito anteriormente, para existir, o documento arquivístico tem que estar afixado num suporte. Isto quer dizer que dados contidos em bases de dados dinâmicas, isto é, que mudam constantemente, não podem ser considerados documentos arquivísticos. Para tanto, esses dados teriam que ser reunidos e seu conteúdo, devidamente articulado, fixado num suporte.

3) Forma (ou estrutura): trata-se de regras de representação do conteúdo do documento arquivístico as quais se manifestam na sua forma física e intelectual.


3.1) Forma Física: consiste de atributos presentes no documento arquivístico que determinam a sua forma externa. No caso do documento arquivístico eletrônico, esses atributos são: o texto propriamente dito, isto é, tipo e tamanho da fonte, formato, cores; idioma; sinais especiais, como por exemplo, símbolo indicando a existência de anexos ou a logomarca da instituição; selos; e mais todo o contexto tecnológico que permeia o documento, o qual é invisível e desinteressante ao usuário. Diferentemente do suporte, os atributos físicos de um documento arquivístico eletrônico se constituem em elementos significativos, ou seja, qualquer alteração em um deles gera um documento diferente.
3.2) Forma Intelectual: consiste de atributos que representam e comunicam tanto os elementos da ação que gera o documento arquivístico, como seu contexto administrativo e documentário. No caso de documentos arquivísticos eletrônicos, esses atributos são: configuração da informação, ou seja, tipo de representação do conteúdo (textual, gráfica, imagética, sonora ou todas juntas); articulação do conteúdo, refere-se aos elementos do discurso tais como: saudação, data, exposição do assunto, bem como ao arranjo desses elementos no documento; anotações, refere-se aos acréscimos feitos ao documento ao longo das diferentes fases da ação que o gera. Assim, a autenticação de uma assinatura é um acréscimo feito na fase de execução do procedimento; acréscimos como “urgente, arquive-se, de acordo”, correspondem à fase de tramitação do documento. Finalmente, acréscimos como código de classificação e protocolo, correspondem à fase de gerenciamento arquivístico do documento.
4) Ação: o componente central de um documento arquivístico é o ato ou ação que o origina. Segundo MacNeil, “uma ação é qualquer exercício da vontade que visa criar, mudar, manter ou extinguir situações” (MACNEIL, 2000, p.93). A Diplomática estabelece as seguintes categorias de documentos de acordo com as ações que os geram:
a) Documento Dispositivo: é aquele cuja forma escrita exigida pelo sistema jurídico, configura a existência do ato. Ex.: Um contrato celebrando um convênio.
b) Documento Probativo: é aquele cuja forma escrita exigida pelo sistema jurídico, configura prova de que um ato de fato aconteceu. EX.: Certidão de nascimento.
c) Documento de Apoio: é aquele criado no curso de uma atividade como simples apoio dessa atividade. Ex.: Memorando solicitando a compra de um equipamento.
d) Documento Narrativo: é aquele que serve de memória de uma ação mas não participa diretamente do seu desenvolvimento. Ex.: Anotações diárias de um funcionário sobre determinada atividade desempenhada por ele.
5) Pessoas: constituem-se em agentes geradores do documento. Trata-se, então, de entidades físicas e jurídicas que atuam por meio do documento. Segundo a Diplomática tradicional, apenas três pessoas são necessárias para a criação de um documento: o autor (autoridade competente para criar o documento); o destinatário (pessoa a qual o documento se destina); o escritor (pessoa autorizada a redigir o documento). No caso do documento eletrônico, é preciso que haja mais duas pessoas: o criador, isto é, a pessoa jurídica que se constitui no fundo arquivístico ao qual o documento pertence e que é fundamental para a preservação da proveniência do documento; e o originador, ou seja, o proprietário do endereço eletrônico ou espaço eletrônico a partir do qual o documento é transmitido, ou ainda compilado e salvo, no caso desta pessoa ser diferente do autor ou escritor do documento.
6) Relação Orgânica: trata-se de um princípio muito caro à Arquivologia segundo o qual o documento arquivístico se constitui num complexo de documentos que se interelacionam. Na relação orgânica, cada documento está ligado ao anterior e ao subseqüente na medida em que resultam de uma mesma atividade, constituindo o que vem sendo chamado de “compromisso arquivísitico”. A relação orgânica se manifesta no arranjo físico, no protocolo e no código de classificação de documentos o qual torna explícita a relação entre o documento e a ação que o gera. Por tudo isso, o princípio da relação orgânica precisa ser definido como parte integrante dos sistemas eletrônicos de documentos.
7) Contexto: elemento que se traduz no ambiente no qual a ação geradora do documento acontece. O elemento contextual se subdivide em quatro: contexto jurídico-administativo, isto é, o sistema legal e organizacional ao qual a instituição criadora do documento pertence; contexto de proveniência, refere-se à instituição em si, sua missão, estrutura organizacional e funções; contexto de procedimentos, ou seja, ações pré-estabelecidas ao longo das quais o documento é gerado. contexto documentário, refere-se ao documento com todos os seus elementos constitutivos.


Bibliografia:
AUSTRÁLIA. Arquivo Nacional. Archiving web resources – policy. 2001. Disonível em:
http://www.naa.gov.au/recordkeeping/er/web_records/policy_chapt3.html
Acesso em: 22 maio 2001.
COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS. Guide for managing electronic records from an archival perspective. Paris: International Council on Archives, 1997.
DIRKS. Designing and implementing recordkeeping systems. Austrália: Arquivo Nacional 2000. Disponível em:
http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/dirksman/dirks.html
Acesso em: 22 maio 2001.
MACNEIL, Heither. Trusting records: legal, historical and diplomatic perspectives. Dordrecht: Kluwer Academic, 2000.
RONDINELLI, Rosely Curi. O gerenciamento do documento eletrônico: uma abordagem teórica da diplomática arquivística contemporânea. 2002. 172f.: il. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Escola de Comunicação, Universidade Federal do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro. Orientadores: Nélida González de Gomés e José Maria Jardim.

www.arquivonacional.gov.br

[ Next Thread | Previous Thread | Next Message | Previous Message ]
Forum timezone: GMT-4
VF Version: 3.00b, ConfDB:
Before posting please read our privacy policy.
VoyForums(tm) is a Free Service from Voyager Info-Systems.
Copyright © 1998-2019 Voyager Info-Systems. All Rights Reserved.