Regimento Interno do Arquivo P�blico do Estado do Rio de Janeiro -- I N F O A R Q

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Date Posted: 16:10:18 03/06/02 Wed
Author: Jos� Maria
Subject: Regimento Interno do Arquivo P�blico do Estado do Rio de Janeiro

RESOLU��O SJU N� 478, DE 26 DE JULHO DE 1994.

DISP�E sobre o Regimento Interno do Arquivo P�blico do Estado do Rio de Janeiro, �rg�o da Secretaria de Estado de Justi�a

O SECRET�RIO DE ESTADO DE JUSTI�A, no uso de suas atribui��es legais,

R E S O L V E:

Art. 1� - Aprovar o Regimento Interno do Arquivo P�blico do Estado do Rio de Janeiro, �rg�o da Secretaria de Estado de Justi�a.

Art. 2� - Esta resolu��o entrar� em vigor na data de sua publica��o.

Rio de Janeiro, 28 de julho de 1994

ARTHUR LAVIGNE

Secret�rio de Estado de Justi�a

REGIMENTO INTERNO DO ARQUIVO P�BLICO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

T�TULO I

DA FINALIDADE

Art. 1� - O Departamento do Arquivo P�blico do Estado do Rio de Janeiro, �rg�o da estrutura b�sica da Secretaria de Estado de Justi�a, dirigido por um Diretor Geral, auxiliado por assistentes na �rea t�cnica, jur�dica e de inform�tica, tem por finalidades:
I � Proceder � gest�o, � transfer�ncia, ao recolhimento, ao processamento t�cnico e � preserva��o dos documentos produzidos e recebidos pela administra��o p�blica estadual, com o objetivo de garantir o acesso � documenta��o custodiada;

II � Formular diretrizes e bases para o funcionamento sist�mico das atividades arquiv�sticas no �mbito do Estado;

III �Coordenar atividades de documenta��o do Estado, inclusive a cataloga��o p�blica e sistem�tica da legisla��o estadual.

T�TULO II

DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Art. 2� - Integram a estrutura organizacional do Arquivo P�blico do Estado do Rio de Janeiro:

I � Gabinete do Diretor Geral

a) Chefia de Gabinete

b) Assessoria T�cnica

c) Assessoria de Inform�tica

d) Assessoria Jur�dica

II � Coordenadoria de Gest�o de Documentos

a) Divis�o de Implementa��o de Programas

� Servi�o de Transfer�ncia e Recolhimento

b) Divis�o de Documenta��o Corrente e Intermedi�ria

� Servi�o de Arquivo Intermedi�rio

� Servi�o de Arquivo Corrente <

III � Coordenadoria de Documenta��o Permanente

a) Divis�o de Documenta��o Escrita

� Servi�o de Organiza��o de Dep�sitos

b) Divis�o de Documenta��o Especial

IV � Coordenadoria Administrativa e Financeira

a) Divis�o Administrativa

� Servi�o de Pessoal

� Servi�o de Controle de Material e Patrim�nio

� Servi�o de Portaria e Zeladoria

� Servi�o de Expediente e Protocolo<>

b) Divis�o Or�ament�ria e Financeira

V � Coordenadoria de Pesquisa e Informa��o

a) Divis�o de Pesquisa e Promo��o Cultural

� Servi�o de Elabora��o de Eventos

� Servi�o de Pesquisa

� Servi�o de Editora��o

b) Divis�o de Documenta��o Bibliogr�fica e Informa��o

� Servi�o de Bibliotecas

� Servi�o de Apoio � Consulta

� Servi�o de Cole��es Particulares

VI � Coordenadoria de Conserva��o

a) Divis�o de Preserva��o

� Servi�o de Encaderna��o

� Servi�o de Reprodu��o

b) Divis�o de Restaura��o

� Servi�o de Pesquisas Qu�micas e Biol�gicas

T�TULO III
DAS COMPET�NCIAS

CAP�TULO I

DO GABINETE DO DIRETOR

Art. 3� - Ao Gabinete do Diretor Geral compete estabelecer as pol�ticas e diretrizes para o funcionamento do �rg�o, atrav�s das seguintes unidades:

I � Chefia de Gabinete, respons�vel pelo assessoramento ao Diretor Geral nas atividades administrativas;

II � Assessoria T�cnica, respons�vel pelo assessoramento ao Diretor Geral, na racionaliza��o e moderniza��o das atividades arquiv�sticas;

III � Assessoria de Inform�tica, respons�vel pelo assessoramento ao Diretor Geral e as demais unidades administrativas na implementa��o do Plano Diretor de Inform�tica;

IV � Assessoria Jur�dica, respons�vel pelo assessoramento ao Diretor Geral e as demais unidades administrativas nas quest�es que demandam aplica��o de norma jur�dica.
CAP�TULO II

DA COORDENADORIA DE GEST�O DE DOCUMENTOS
Art. 4� - A Coordenadoria de Gest�o de Documentos, atrav�s da atua��o dos �rg�os mencionados nas se��es I, II e III deste cap�tulo, compete proceder � gest�o de documentos na administra��o p�blica estadual e estabelecer normas de organiza��o e controle de funcionamento dos arquivos correntes e intermedi�rios do Estado do Rio de Janeiro.
SE��O I
DA DIVIS�O DE IMPLEMENTA��O DE PROGRAMAS

Art. 5� - A Divis�o de Implementa��o de Programas compete:

I � Colaborar com os �rg�os p�blicos estaduais na implementa��o de programas de tratamento t�cnico da documenta��o de uso corrente;

II � elaborar, divulgar e acompanhar o cumprimento de normas de avalia��o e de tabelas de temporalidade de documentos produzidos e recebidos pela administra��o p�blica estadual;

III � elaborar c�digo de classifica��o de documentos referentes �s atividades meio de administra��o p�blica estadual;

IV � assessorar os �rg�os p�blicos estaduais na elabora��o do c�digo de classifica��o de documentos referentes �s atividades fins da administra��o p�blica estadual.

SE��O II

DO SERVI�O DE TRANSFER�NCIA E RECOLHIMENTO

Art. 6� - Ao Servi�o de Transfer�ncia e Recolhimento compete receber documentos dos �rg�os da administra��o p�blica estadual, para guarda tempor�ria ou permanente, de acordo com o disposto nas tabelas de temporalidade.
SE��O III

DA DIVIS�O DE DOCUMENTA��O CORRENTE E INTERMEDI�RIA

Art. 7� - A Divis�o de Documenta��o Corrente e Intermedi�ria compete: I � Organizar e controlar o funcionamento dos arquivos corrente e intermedi�rio;

II � participar da elabora��o de normas e revis�o de tabelas de temporalidade;

III � atender e manter controle dos empr�stimos de documentos dos respectivos �rg�os da administra��o.

SE��O IV

DO SERVI�O DE ARQUIVO CORRENTE

Art. 8� - Ao Servi�o de Arquivo Corrente compete:

I � Promover a centraliza��o do arquivamento de todos os documentos de uso corrente j� solucionados, processos ou n�o no Servi�o de Arquivo Corrente;
II � aplicar o c�digo da classifica��o de documentos de uso corrente e colaborar com as demais unidades administrativas do Arquivo P�blico do Estado do Rio de Janeiro, quanto sua correta utiliza��o;

III � proceder, periodicamente, a avalia��o e destina��o de seu acervo, de conformidade com os crit�rios estabelecidos nas tabelas de temporalidade elaboradas pela Coordenadoria de Gest�o de Documentos;
IV � atender �s consultas e pedidos internos de empr�stimos de documentos sob sua guarda.

SE��O V
DO SERVI�O DE ARQUIVO INTERMEDI�RIO

Art. 9� - Ao Servi�o de Arquivo Intermedi�rio compete:

I � Proceder � elimina��o de documentos, obedecidos os prazos determinados nas tabelas de temporalidade;

II � recolher � Coordenadoria de Documenta��o Permanente os documentos julgados vitais para a administra��o p�blica ou para o desenvolvimento de pesquisa cient�fica, tecnol�gica ou cultural.

CAP�TULO III

DA COORDENADORIA DE DOCUMENTA��O PERMANENTE

Art. 10 � A Coordenadoria de Documenta��o Permanente, atrav�s da atua��o dos �rg�os mencionados nas Se��es I, II e III deste Cap�tulo, compete proceder � guarda e organiza��o dos acervos arquiv�sticos estaduais, garantindo acesso � documenta��o custodiada, bem como fornecer subs�dios � Coordenadoria de Gest�o de Documentos para o desenvolvimento de atividades de destina��o de documentos.

SE��O I

DA DIVIS�O DE DOCUMENTA��O ESCRITA

Art. 11 � A Divis�o de Documenta��o Escrita compete:

I � Identificar e proceder ao arranjo dos documentos textuais de valor permanente procedentes da administra��o p�blica estadual;

II � elaborar instrumentos de pesquisa para utiliza��o no Servi�o de Apoio � Consulta, com vistas � localiza��o dos documentos, � recupera��o de informa��es, bem como a divulga��o do acervo;

III � atender �s solicita��es do Servi�o de Consulta, tornando a documenta��o dispon�vel para os usu�rios;

IV � preparar certid�es de documentos que integram o acervo, visando o encaminhamento ao Servi�o de Apoio � Consulta.

SE��O II
DO SERVI�O DE ORGANIZA��O DE DEP�SITOS

Art. 12 � Ao Servi�o de Organiza��o de Dep�sitos compete: I � Manter o controle, inclusive estat�stico, de entrada e sa�da de documentos para consulta;

II � zelar pela boa conserva��o do acervo, pela adequa��o do mobili�rio e dos equipamentos, bem como pela utiliza��o racional do espa�o f�sico dos dep�sitos.

SE��O III

DA DIVIS�O DE DOCUMENTA��O ESPECIAL

Art. 13 � A Divis�o de Documenta��o Especial compete:

I � Identificar e proceder ao arranjo de fotografias, mapas, plantas, desenhos, fitas audiomagn�ticas, discos, fitas videomagn�ticas e outros documentos n�o textuais, procedentes da administra��o p�blica estadual;

II � elaborar instrumentos de pesquisa para utiliza��o no Servi�o de Consulta, com vistas � localiza��o de documentos, � recupera��o de informa��es, bem como a divulga��o do acervo;

III � atender �s solicita��es do Servi�o de Consulta, tornando a documenta��o dispon�vel para o usu�rio;

IV � providenciar a reprodu��o de documentos para fins de conserva��o e acesso.

CAP�TULO IV

DA COORDENADORIA ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA

Art. 14 � A Coordenadoria Administrativa e Financeira, atrav�s da atua��o dos �rg�os mencionados nas Se��es I, II, III, IV, V e VI deste Cap�tulo, compete desenvolver atividades de pessoal, de material e patrim�nio, de portaria e zeladoria, de protocolo e arquivo corrente bem como das atividades or�ament�rias e financeiras, com o objetivo de garantir o funcionamento eficaz e eficiente das unidades organizacionais do Arquivo P�blico do Estado do Rio de Janeiro.
SE��O I

DA DIVIS�O ADMINISTRATIVA

Art. 15 � A Divis�o Administrativa compete desenvolver atividades-meio nas �reas de pessoal, de material e patrim�nio, de controle de portaria, da conserva��o das instala��es, bem como da administra��o de documentos.
SE��O II

DO SERVI�O DE PESSOAL

Art. 16 � Ao Servi�o de Pessoal, compete executar as rotinas administrativas pertinentes �s atividades de pessoal, destacadamente, as de atualiza��o de dados funcionais e controle de freq��ncia.

SE��O III

DO SERVI�O DE CONTROLE DE MATERIAL E PATRIM�NIO

Art. 17 � Ao Servi�o de Controle de Material e Patrim�nio compete: I � Prever, anualmente, o material permanente e de consumo necess�rio ao funcionamento do �rg�o;

II � requisitar, receber e distribuir material, bem como registrar a respectiva entrada e sa�da, elaborando demonstrativos mensais das opera��es;

III � providenciar a manuten��o dos equipamentos;
IV � elaborar e manter atualizados o Cadastro de Bens Patrimoniais.

SE��O IV

DO SERVI�O DE PORTARIA E ZELADORIA
Art. 18 � Ao Servi�o de Portaria e Zeladoria compete: I � Controlar a entrada e sa�da de pessoas estranhas ao Arquivo P�blico do Estado do Rio de Janeiro, encaminhando visitantes e consulentes �s unidades organizacionais de seu interesse;

II � controlar a entrada e sa�da de materiais;

III � zelar pela boa conserva��o e manuten��o das depend�ncias do Arquivo P�blico do Estado do Rio de Janeiro.

SE��O V

DO SERVI�O DE EXPEDIENTE E PROTOCOLO

Art. 19 � Ao Servi�o de Expediente e Protocolo compete:

I � Registrar a entrada de documentos, transformando-os em processo, quando for o caso;

II � controlar a tramita��o de processos e outros documentos;

III � promover a expedi��o de documentos.

SE��O VI

DA DIVIS�O OR�AMENT�RIA E FINANCEIRA

Art. 20 � A Divis�o Or�ament�ria e Financeira compete:

I � Elaborar a proposta or�ament�ria anual;

II � promover e acompanhar a execu��o or�ament�ria;

III � apresentar presta��es de contas das despesas correntes e de capital.

CAP�TULO V

DA COORDENADORIA DE PESQUISA E INFORMA��O

Art. 21 � A Coordenadoria de Pesquisa e Informa��o, atrav�s da atua��o dos �rg�os mencionados nas Se��es I, II, III, IV, V, VI e VII deste Cap�tulo, compete:

I � Promover a elabora��o de projetos de pesquisas, de programas culturais, de divulga��o institucional, bem como de acesso � informa��o;

II � providenciar, junto a Coordenadoria de Documenta��o Permanente, a emiss�o de certid�es;

III � submeter ao Diretor Geral parecer t�cnico sobre a conveni�ncia e oportunidade de adquirir, por compra ou doa��o, cole��es particulares.

SE��O I

DA DIVIS�O DE DOCUMENTA��O BIBLIOGR�FICA E INFORMA��O

Art. 22 � A Divis�o de Documenta��o Bibliogr�fica e Informa��o compete:

I � Orientar a execu��o de atividades bibliogr�ficas;

II � garantir a consulta ao acervo arquiv�stico e bibliogr�fico;

III � orientar a execu��o das atividades de organiza��o das cole��es particulares e sua utiliza��o.

SE��O II

DO SERVI�O DE BIBLIOTECA

Art. 23 � Ao Servi�o de Biblioteca compete:

I � Propor a aquisi��o de livros e peri�dicos de interesse do �rg�o e promover o processamento t�cnico do acervo bibliogr�fico;

II � promover o interc�mbio de publica��es com outras institui��es;

III � atender aos usu�rios, internos e externos, na consulta ao acervo bibliogr�fico;

IV � proceder ao empr�stimo interno e entre bibliotecas, de publica��es e outros documentos bibliogr�ficos;

V � elaborar a cataloga��o na fonte e normalizar as refer�ncias bibliogr�ficas citadas nas publica��es editadas pelo Arquivo P�blico do Estado do Rio de Janeiro.

SE��O III

DO SERVI�O DE APOIO � CONSULTA

Art. 24 � Ao Servi�o de Apoio � Consulta compete:

I � Atender aos usu�rios, prestando informa��es e orienta��o quanto ao acesso e utiliza��o do acervo arquiv�stico permanente em geral;

II � manter os instrumentos de pesquisa elaborados pelas diversas unidades do Arquivo, visando o atendimento aos usu�rios;

III � providenciar ao reprodu��es dos documentos solicitados pelos usu�rios;

IV � propor a Coordenadoria de Pesquisa e Informa��o, por interm�dio da Divis�o de Documenta��o Bibliogr�fica e Informa��o, a emiss�o de certid�es quando necess�rio.

SE��O IV

DO SERVI�O DE COLE��ES PARTICULARES

Art. 25 � Ao Servi�o de Cole��es Particulares compete:

I � Promover o processamento t�cnico das cole��es particulares adquiridas, por compra ou doa��o, julgadas de interesse para a pesquisa hist�rica;

II � encaminhar ao Servi�o de Consulta os instrumentos de pesquisa elaborados

SE��O V

DA DIVIS�O DE PESQUISA E PROMO��O CULTURAL

Art. 26 � A Divis�o de Pesquisa e Promo��o Cultural compete promover e coordenar as atividades de pesquisa e editora��o, bem como a realiza��o de eventos culturais.
SE��O VI

DO SERVI�O DE PESQUISA

Art. 27 � Ao Servi�o de Pesquisa compete:

I � Realizar pesquisas sobre a administra��o p�blica estadual, com vistas a subsidiar as atividades de processamento t�cnico do acervo;

II � realizar pesquisa hist�rica, visando a divulga��o do acervo.

SE��O VII

DO SERVI�O DE EDITORA��O

Art. 28 � Ao Servi�o de Editora��o compete:

I � Promover a edi��o de trabalhos t�cnicos e culturais realizados no Arquivo P�blico do Estado do Rio de Janeiro;

II � Editar publica��es resultantes de trabalhos realizados em coopera��o com outras institui��es.

SE��O VIII

DO SERVI�O DE ELABORA��O DE EVENTOS

Art. 29 � Ao Servi�o de Elabora��o de Eventos compete realizar eventos culturais com o objetivo de divulgar o acervo, bem como as atividades desenvolvidas pelo Arquivo P�blico do Estado do Rio de Janeiro.
CAP�TULO VI

DA COORDENADORIA DE CONSERVA��O

Art. 30 � A Coordenadoria de Conserva��o, atrav�s da atua��o dos �rg�os mencionados nas Se��es I, II e III deste Cap�tulo, compete preservar e restaurar documentos, bem como promover a reprodu��o dos mesmos, com vistas � conserva��o do acervo.

SE��O I

DA DIVIS�O DE PRESERVA��O

Art. 31 � A Divis�o de Preserva��o compete elaborar diagn�stico do acervo, adotando medidas de controle ambiental, higieniza��o, reparos, restaura��o e reprodu��o dos documentos.

SE��O II

DO SERVI�O DE ENCADERNA��O

Art. 32 � Ao Servi�o de Encaderna��o compete proceder a encaderna��o de documentos.

SE��O III

DO SERVI�O DE REPRODU��O

Art. 33 � Ao Servi�o de Reprodu��o compete reproduzir documentos, visando a preserva��o do acervo e o atendimento aos usu�rios.

SE��O IV

DA DIVIS�O DE RESTAURA��O

Art. 34 � A Divis�o de Restaura��o compete proceder a higieniza��o, reparo e restaura��o de documentos.

SE��O V

DO SERVI�O DE PESQUISAS QU�MICAS E BIOL�GICAS

Art. 35 � Ao Servi�o de Pesquisas Qu�micas e Biol�gicas compete:

I � Realizar diagn�stico quanto �s condi��es f�sicas da documenta��o e orientar quanto ao tratamento t�cnico adequado;

II � O rientar quanto aos materiais a serem utilizados nos diversos setores do Arquivo P�blico do Estado do Rio de Janeiro.

T�TULO IV

DAS ATRIBUI��ES

CAP�TULO I

DO DIRETOR GERAL E SEUS ASSISTENTES

Art. 36 � Ao Diretor Geral, auxiliado por seus assistentes, incumbe, al�m de dirigir, planejar, supervisionar, orientar e coordenar o desempenho das atividades do �rg�o:

I � Estabelecer as diretrizes da pol�tica estadual do arquivo, atrav�s de programas, projetos e planos de a��o;

II � baixar atos administrativos necess�rios ao funcionamento do �rg�o;

III � assessorar o Poder Executivo Estadual nos assuntos de sua compet�ncia;

IV � submeter ao titular da Secretaria de Estado de Justi�a:

a) os planos de trabalho, relat�rios de atividades, presta��es de contas, bem como propostas or�ament�rias;

b) a indica��o de ocupantes de cargos de comiss�o e/ou de fun��es gratificadas;

c) a indica��o de seu substituto eventual;

d) a expedi��o de atos regulamentares ou a sua altera��o;

e) a institui��o de grupos de trabalho e/ou comiss�es para o desenvolvimento das atividades do Arquivo.

V � delegar atribui��es a seus auxiliares, visando a descentraliza��o das atividades t�cnico-administrativas;

VI � manter interc�mbio com entidades cong�neres no pa�s e no exterior;

VII � promover o aperfei�oamento de pessoal.

Par�grafo �nico � Aos assistentes incumbe:

a) Assessorar ou assistir o Diretor Geral no planejamento, supervis�o, orienta��o e desenvolvimento das atividades do �rg�o;

b) Desenvolver trabalhos t�cnicos e estudos especializados.

CAP�TULO II

DO CHEFE DE GABINETE

Art. 37 � Ao Chefe de Gabinete incumbe:

I � proceder a triagem dos expedientes que forem encaminhados ao Diretor Geral;

II � supervisionar o expediente do Diretor Geral;

III � despachar expedientes por delega��o superior;

IV � representar o Diretor Geral em solenidades e reuni�es oficiais;

V � receber autoridades e pessoas que procuram o Diretor Geral na sua aus�ncia ou impedimento;

VI � organizar a agenda os despachos e outros compromissos do Diretor Geral.

CAP�TULO III

DOS COORDENADORES

Art. 38 � Aos Coordenadores incumbe: I � Dirigir, planejar, orientar e controlar a execu��o das atividades t�cnicas e administrativas de sua �rea de compet�ncia;

II � submeter ao Diretor Geral programas, projetos, relat�rios e outros expedientes;

III � assistir ao Diretor Geral nos assuntos de sua compet�ncia;

IV � fornecer subs�dios as Assessorias para o desenvolvimento das atividades espec�ficas da Coordenador;

V � realizar outras atividades que lhe sejam atribu�dos pelo Diretor Geral.

CAP�TULO IV

DOS DIRETORES DE DIVIS�O

Art. 39 � Aos Diretores de Divis�o incumbe:

I � Orientar, coordenar e controlar a execu��o das atividades t�cnicas e administrativas de sua �rea de compet�ncia;

II � submeter ao seu superior hier�rquico programas, projetos, relat�rios e outros expedientes;

III � encaminhar dados estat�sticos sobre as atividades desenvolvidas na Divis�o;

IV � realizar outras atividades que lhe sejam atribu�das pelo Coordenador.

CAP�TULO V

DOS CHEFES DE SERVI�O

Art. 40 � Aos Chefes de Servi�o incumbe:

I � Chefiar, orientar, coordenar e controlar a execu��o das atividades t�cnicas e administrativas de sua �rea de compet�ncia;

II � encaminhar ao seu superior hier�rquico relat�rios e outros expedientes;

III � realizar outras atividades que lhe sejam atribu�das pelo Diretor de Divis�o.

T�TULO V

DAS DISPOSI��ES GERAIS

Art. 41 � Aos Dirigentes do �rg�o cabe manter atualizados informa��es sobre a legisla��o que rege o desenvolvimento das atividades t�cnico-administrativas do Arquivo P�blico do Estado do Rio de Janeiro.

Art. 42 � As d�vidas e os casos omissos ser�o resolvidos pelo

Diretor Geral ou, quando for o caso, pelo Secret�rio de Estado de Justi�a.

Art. 43 � Este regimento entrar� em vigor na data de sua publica��o, revogadas as disposi��es em contr�rio.

* Republicado por ter sa�do com incorre��es no original.

Publicado no D. O. de 03/08/1994.

http://www.aperj.rj.gov.br/oaperj_regimento.asp

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